3スパンで約300人規模へ
2スパンでは50席ずつがギチギチになり、フリースペースも不足。満足度を優先して3スパン開催を決定。
Sapporo Big Meetup Operation Design
300人規模を、混乱なく楽しめる設計へ。
パークホテル確認、3スパン開催、QR受付、トークセッション、ビンゴ交流会、ボランティア体制までを一枚で追える運営図解。
244現在参加者
300目標規模
3会場スパン
30ボランティア
Top Decisions
この会議で固まった大きな判断
公認オフ会として申請
「フェスだよ」と敷居を下げて訴求し、まだ迷っている人を含めて追加50人程度の参加を目指す。
QR受付アプリで省力化
個別QRを事前送付し、当日は読み取りのみ。紙、バインダー、ペンを減らして受付を速くする。
Venue Layout
会場構成のイメージ
6人テーブル × 30卓
約180人の大交流スペース。交流会、ビンゴ大交流会、全体写真の中心になる。
YouTubeトーク
50人前後を想定。質問できる少人数制なら30人程度も検討。
Webサイドトーク
Webマーケ・制作系のトークセッション。アーカイブも残す前提。
ホテルへ現実性を確認
2スパンで50人ずつが現実的か、3スパンがより良いかをパークホテルに確認。
Risk & Budget
収支判断は「少しリスクを取れる」ライン
参加費2,000円で56万円
見積もり60万円ちょいに近く、現状の伸びなら十分狙えるライン。
3スパン58万円とほぼ均衡
その他費用を考えても、個人負担は許容範囲として判断。
満足度を優先できる規模
追加50人を公認オフ会申請と訴求強化で集め、余裕ある構成へ。
Check-in System
受付はQRで速く、軽く、数えられるようにする
参加費支払い
2,000円を支払った参加者だけを入場対象にする。
個別QRを事前送付
全員共通ではなく、個別QRで入場済み判定と人数カウントを可能にする。
Cursorでブラウザアプリ作成
スタッフへ配布し、スマホや端末で読み取り作業を行う。
当日は読み取りのみ
紙リスト、マーカー、バインダーを減らし、受付作業を単純化する。
Event Timeline
当日の流れは「受付の詰まり」を前提に余白を持つ
主催側入り・会場設営
控室も利用可能。プロジェクター、スクリーン、音響映像を準備。
ボランティア集合
受付アプリを事前準備しておき、説明時間を短縮する。
開場・受付開始
300人規模では30分以上かかる可能性。1人6秒処理でもギリギリ。
開始・フリー交流
13:30頃まで交流し、場を温める。
トーク / 交流会を同時開催
座席指定で半強制的に初回参加先を分け、40分セッションを実施。
移動して2本目
休憩で参加者を入れ替え、再度40分のセッションへ。
ビンゴ大交流会
リベミニフェス形式で1時間程度、道内・道外の交流を促進。
写真撮影・撤収
全体写真を撮り、撤収導線まで整える。
Bingo Networking
ビンゴ交流会で、道内と道外を自然につなぐ
道外参加者と話すきっかけを作る
「道外の人と話す」「初参加者に声をかける」など、迎える側の行動を促す。
北海道メンバーとつながる
「北海道のおすすめを聞く」「月5万円以上稼ぐ人と話す」など、聞きたいことをカード化。
受付配布か会場内取得を検討
受付時に道内・道外を確認して配布するか、自由取得にするかを運用負荷で判断。
Volunteer & Equipment
30名体制と外部レンタルを具体化する
QR読み取りと入場確認
最初の混雑をさばく最重要ポジション。アプリ配布と事前説明が鍵。
座席・会場・移動案内
トークセッションと交流会の同時開催で迷わないよう、導線を整える。
会場設営と撤収
11時入りからテーブル、受付、掲示、ビンゴ配布場所を整える。
3会場分の機材管理
YouTube、Webマーケ、大交流会のプロジェクター・スクリーン・音響を確認。
ホテル備品は高額。外部業者の見積もりへ
3会場分のプロジェクターとスクリーンが必要。費用、搬入、当日の運搬方法を詰める。